1. Objeto
El Responsable encarga al Encargado el tratamiento de los datos personales que carga o recibe en Atenea, con el único fin de prestarle el servicio contratado: almacenarlos, organizarlos, enviar las comunicaciones que el Responsable programe, operar el asistente de WhatsApp y agendar citas.
2. Datos y titulares
- Titulares: clientes, prospectos, asegurados, tomadores, beneficiarios y contactos del Responsable.
- Datos: identificación y contacto, información de pólizas y cartera, conversaciones de WhatsApp, correos enviados y su interacción, y citas.
- Duración: mientras la cuenta esté vigente y hasta la devolución o eliminación de los datos descrita en la sección 7.
3. Obligaciones del Responsable
- Tener la autorización previa, expresa e informada de los titulares para tratar sus datos y para contactarlos por correo y WhatsApp, y poder probarla. Para datos sensibles, como los de salud, la autorización debe ser explícita.
- Informar a los titulares que sus datos se tratarán en Atenea y por los proveedores indicados en la Política de tratamiento de datos, incluso fuera de Colombia.
- Tener su propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de sus titulares.
- Cargar solo datos veraces y necesarios, y respetar las solicitudes de no recibir comunicaciones.
4. Obligaciones del Encargado
- Tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable, dadas a través de la configuración de Atenea.
- No usar los datos para fines propios ni venderlos.
- Guardar confidencialidad y exigirla a su personal y proveedores, incluso después de terminado el servicio.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas y administrativas razonables, entre ellas cifrado en tránsito, separación de la información de cada cuenta y control de accesos.
- Trasladar al Responsable las consultas o reclamos de titulares que reciba directamente, y ayudarle a atenderlos.
- Informar al Responsable los incidentes de seguridad que afecten sus datos, con la información disponible, para que pueda cumplir sus obligaciones de reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Dar al Responsable la información razonable que necesite para verificar el cumplimiento de este acuerdo.
5. Subencargados
El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en los proveedores listados en la Política de tratamiento de datos, con obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo. Si el Encargado agrega o cambia un proveedor que trate estos datos, lo publicará en esa lista y avisará por correo antes del cambio; si el Responsable no está de acuerdo, puede dejar de usar el servicio.
6. Transmisión internacional
La aplicación se aloja en Railway, en Estados Unidos (región US East), y los demás proveedores pueden tratar los datos fuera de Colombia según su propia infraestructura. El Responsable autoriza esa transmisión y es quien debe contar con la autorización de sus titulares para ello.
7. Devolución y eliminación
Mientras la cuenta exista, el Responsable puede pedir una copia de sus datos. Cuando termine el encargo, el Encargado devolverá o suprimirá los datos según las instrucciones del Responsable, salvo la información que la ley obligue a conservar.
8. Cumplimiento
Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones bajo la Ley 1581 de 2012.